Avril 2010 Par C. BOUDET A. PETER S. HANNECART Documentation

Le métier de documentaliste est souvent mal connu, et l’importance d’avoir au sein des organisations actives en promotion de la santé un véritable professionnel dans ce domaine reste de ce fait sous-estimée. Comment un documentaliste professionnel renforce les fonctions classiques de gestion de l’information par l’accompagnement d’une demande documentaire, la gestion des connaissances ou encore l’aide à la décision? Quelle valeur ajoutée ces fonctions apportent-elles? Nous nous proposons de répondre à ces questions au départ de notre expérience très concrète au sein d’une structure française de promotion de la santé.
Le CRAES-CRIPS Aquitaine (Comité Régional Aquitain d’Éducation pour la Santé – Centre Régional d’Information et de Prévention du Sida) est une association loi 1901 (1). Il a pour mission de proposer des formations initiales et continues en éducation pour la santé, de fournir un conseil méthodologique aux opérateurs locaux dans l’élaboration de leurs projets, de développer localement des programmes et des actions prioritaires et de participer à la politique régionale de santé publique, en tant que promoteur de projets et référent en méthodologie. Il a également pour mission d’informer et mettre des ressources documentaires à disposition et de relayer en Aquitaine les campagnes nationales de prévention.
Bien que la plupart des acteurs soient convaincus de l’importance de la place de la documentation dans le réseau des comités d’éducation pour la santé, l’idée que cette tâche puisse être accomplie par quelqu’un de non spécialisé en information/documentation perdure. En effet, cette mission est souvent considérée de manière partielle (accueil documentaire et diffusion de brochures), limitant ainsi la profession à une infime partie de ses activités.

Un service à la demande

«On ne parle jamais assez de l’importance de l’accueil en documentation: un utilisateur satisfait revient s’il trouve une écoute, une attention, et bien sûr, la bonne réponse à ses attentes» (2).
Les Comités d’éducation pour la santé sont des relais des campagnes de prévention nationales. Ils sont chargés d’informer le public et de diffuser à leurs usagers (professionnels et particuliers) les supports de prévention relatifs à ces campagnes. Le documentaliste professionnel, grâce à ses compétences et ses techniques, apporte une valeur ajoutée à cette activité de diffusion et la transforme en un véritable accueil documentaire. Sa fonction est d’accueillir l’usager, de l’écouter, de répondre à sa demande initiale mais également de l’orienter vers des questionnements dont il n’avait pas idée au départ. C’est ainsi que le rôle du documentaliste prend toute sa dimension. C’est son expérience, sa connaissance des sources et de son fonds documentaire qui vont l’amener à cerner, comprendre et développer la demande de l’usager pour aller au-delà d’une banale demande initiale de brochures.
Madame Bouillard , Infirmière scolaire et usager du centre de ressources du CRAES-CRIPS Aquitaine témoigne:
«Au sein du CESC (Comité d’Éducation à la Santé et à la Citoyenneté) de notre établissement, nous souhaitions mettre en place des actions autour de l’adolescent et la consommation d’alcool, de tabac et de cannabis. Après avoir réfléchi sur ce projet, je me suis tout naturellement tournée vers le CRAES-CRIPS Aquitaine dont les missions m’avaient été présentées durant ma formation d’infirmière scolaire.
Lors de ma première visite, j’ai été accueillie par une documentaliste qui m’a questionnée sur mon projet. Cet échange m’a permis de réfléchir sur différentes orientations et de clarifier les objectifs initiaux. Elle m’a présenté différents ouvrages, outils et guides pédagogiques en lien avec cette thématique, me permettant de développer et d’avancer dans ma réflexion. Lors d’un second rendez-vous, j’ai rencontré un chargé de projet avec lequel j’ai pu obtenir une aide méthodologique et finaliser la mise en place des différentes actions.
Je me rends régulièrement au CRAES-CRIPS Aquitaine pour l’emprunt d’outils pédagogiques et d’ouvrages et nous en profitons pour échanger sur l’évolution du projet. En bref, j’y ai trouvé une aide indispensable ainsi que de précieux conseils auprès de professionnels compétents pour l’enrichissement et la finalisation de notre projet d’établissement».

Les yeux ouverts…

«Ne pas prévoir, c’est déjà gémir» (Léonard de Vinci)
Un documentaliste doit être attentif à tout ce qui se passe dans son secteur d’activité en surveillant de manière exhaustive et organisée les informations relatives à ses thématiques de travail. Cette surveillance quotidienne, appelée veille documentaire, est «un ensemble d’activités orientées vers l’obtention d’informations à caractère stratégique ou opérationnel sur l’évolution de l’environnement pour viser la pertinence des processus de décision à court ou moyen terme.» (3)
Dans les Comités d’éducation pour la santé, la veille documentaire consiste principalement en une surveillance active de l’actualité (législation, rapports officiels, campagnes de prévention, sites et documents de prévention, outils d’intervention, appels à projet, etc.). Cette veille se réalise par des voies classiques (Internet, lettres d’information électroniques ou revues) mais également de manière plus indirecte, par les retours des professionnels de terrain (usagers et chargés de projet) et les contacts réguliers avec les partenaires.
La veille sert, entre autres, à recenser les thématiques récurrentes afin de devancer les demandes. Cette réactivité permet au documentaliste d’être force de proposition au sein de son Comité. Une fois les informations obtenues, le documentaliste les transmet aux personnes qualifiées pour les prises de décisions en interne. Ces dernières pourront s’appuyer sur ces informations pour proposer des solutions aux attentes repérées en termes de formations, interventions, produits documentaires, etc. L’activité de veille peut ainsi constituer un réel appui à la prise de décision, permettre de prendre des décisions plus sûres et de se positionner rapidement sur des terrains et des thématiques novateurs.
Un exemple: au cours de nos permanences documentaires, nous avons remarqué une augmentation des demandes émanant d’entreprises. Nous avons pensé que ce pourrait être une opportunité pour notre structure de se positionner auprès d’entreprises en attente d’informations sur l’éducation pour la santé et d’élargir ainsi notre panel d’interventions auprès d’un nouveau public. Nous avons constitué un fichier recensant les entreprises qui avaient fait appel à notre centre de ressources. Nous l’avons communiqué à l’équipe de direction et aux chargés de projet afin qu’ils puissent démarcher ces entreprises pour leur proposer de mettre en place des actions ou formations en éducation pour la santé à destination de leurs salariés.

Gain de temps et efficacité

«Le temps de la réflexion est une économie de temps» (Publius Syrus, Poète latin)
Aujourd’hui, l’accès à Internet s’est démocratisé, chacun peut effectuer une recherche simple sur la toile. Le documentaliste, de par sa formation, a des compétences dans le domaine de la recherche documentaire qui lui permettent de trouver des informations fiables de manière rapide et efficace. De plus, il apporte une valeur ajoutée à ses recherches en portant un oeil critique sur les informations recueillies, ne conservant que les données fiables et pertinentes en les organisant dans un support adapté. Ce travail constitue un gain de temps pour les chargés de projet, la direction et également pour les usagers.
Delphine Couralet , Directrice technique au CRAES-CRIPS Aquitaine (Bordeaux), nous le confirme:
« Lors d’une réunion de coordination avec les directrices des Comités aquitains d’éducation pour la santé , nous avons échangé sur nos actions dans le cadre du projet régional nutrition santé . Il est apparu que lors de rencontres avec des parents d’élèves , des questions sur les bienfaits de l’alimentation bio avaient émergé et que nous n’avions pas d’éléments de réponse fiables . À l’issue de cette réunion , je me suis adressée aux documentalistes pour leur demander d’effectuer une recherche sur ce thème , n’ayant moi même ni le temps ni les compétences pour le faire . Les documentalistes ont produit une synthèse de leurs recherches ( bibliographie sélective réalisée à partir de sources validées , accompagnée d’une analyse critique des résultats avancés ), que j’ai transmise aux directrices de Codes . Nous sommes maintenant « au top » sur ce thème et prêtes à répondre à toutes les questions

Maintien et partage de la mémoire d’un comité

«Combien de trésors dorment dans les disques durs, dans les armoires, les dossiers ?» (4)
KM ou knowledge management. Ce terme désigne la gestion des connaissances, c’est-à-dire la «création et mise à disposition d’un environnement qui encourage la création, le partage, l’enrichissement, la transmission, la capitalisation et l’utilisation des connaissances pour le bénéfice des clients de l’organisation et de ses collaborateurs» (5)
Dans un Comité d’éducation pour la santé, un grand nombre d’informations est produit (comptes rendus, notes de travail, synthèses, recherches, procédures, projets, rapports d’activités…). Pourquoi refaire ce qui a déjà été fait et bien fait?
Une des missions du documentaliste est de capitaliser tout le savoir du Comité et de mutualiser les savoirs faire, afin de les rendre accessibles et exploitables par tout un chacun. Son objectif est de savoir ce qui a été fait, se fait et sera fait, de recenser ces informations, les classer et les rendre accessibles grâce à des procédures claires et une bonne communication. Une bonne gestion des connaissances et savoirs constitue un gain de temps considérable pour le travail de chacun et permet également une réduction de coûts. En effet, une formation réalisée il y a quelques années peut tout à fait être réadaptée. Il suffit pour cela d’en avoir conservé la trame et de savoir où elle se trouve. Cela évite de récrire le projet, les objectifs. On part de quelque chose d’existant pour l’améliorer. Ce partage des connaissances permet également de rendre compte de l’activité du Comité, ces informations archivées constituant la mémoire collective de la structure.
Philippe Teixeira , Comptable au CRAES-CRIPS Aquitaine (Bordeaux), nous confie:
«Au sein de notre Comité, nous avions un réel problème de gestion des connaissances. Nous en avons pris conscience lorsqu’un chargé de projet a été absent plusieurs mois. Afin de se répartir son travail, nous avons dû avoir accès à ses documents. Tout était stocké sur son ordinateur dans un classement qui lui était tellement personnel qu’il restait mystérieux pour les autres!
Afin d’archiver les divers documents produits au sein du Comité, l’équipe des documentalistes a proposé de créer un système d’arborescence commune à tout le Comité en acquérant un serveur. Il a d’abord fallu convaincre l’équipe de la nécessité de ce changement de pratiques afin d’améliorer nos méthodes de travail et combattre les réticences liées au partage des données. Suite à l’acquisition du matériel et à une analyse des besoins, une arborescence commune a été validée en équipe, dans laquelle chaque document interne a trouvé sa place. Au fil du temps, l’arborescence a été améliorée pour répondre au mieux aux besoins internes. L’utilité de cette centralisation des documents se vérifie quotidiennement: chacun peut accéder aux bons documents à tout moment.»

Ouverture d’esprit

«L’esprit s’attache par paresse et par constance à ce qui lui est facile ou agréable, cette habitude met toujours des bornes à nos connaissances, et jamais personne ne s’est donné la peine d’étendre et de conduire son esprit aussi loin qu’il pourrait aller» (François duc de la Rochefoucauld)
Le documentaliste fournit à ses collègues et aux usagers du centre de ressources des informations permettant d’aller plus loin dans leur réflexion. Les thématiques traitées dans les Comités évoluent très régulièrement et les acteurs de terrain n’ont pas toujours le temps de prendre connaissance des nouvelles publications, des résultats d’enquête, des dernières pistes d’intervention ou exemples d’action. Cette collaboration avec le documentaliste va leur permettre d’actualiser leur socle de connaissances nécessaire à la mise en place d’actions ou de formations.
Le documentaliste, de par sa formation et les aspects techniques de son travail, est amené à envisager ces thématiques de travail sous différents angles, d’y associer des thèmes connexes, tout en restant en adéquation avec les valeurs fondatrices du réseau, basées sur la Charte d’Ottawa pour la promotion de la santé. Il peut ainsi se dégager d’une approche disciplinaire de l’éducation pour la santé et se situer au carrefour de plusieurs disciplines. Le documentaliste va pouvoir prendre un certain recul qui n’est pas toujours possible pour les professionnels et porter un regard neuf et plus transversal sur un projet. Cette place de ‘Candide’ amène une prise de distance qui permet d’interroger la problématique de l’action et de l’envisager sous toutes ses dimensions.
Sandrine Hannecart , Chargée de projet au CRAES-CRIPS Aquitaine (Bordeaux) nous en fournit une illustration.
«Hier, je suis allée voir une documentaliste pour mettre à jour un dossier documentaire d’accompagnement à la formation «Concevoir et animer une séance de prévention avec un outil pédagogique». La formation existe depuis 5 ans, mais je n’étais pas satisfaite du dossier actuel qui me semblait incomplet. Nous avons donc parlé ensemble de la formation, des objectifs annoncés mais aussi de ce qu’il était important de transmettre en termes de valeurs, de postures et d’éthique professionnelles aux participants… Nous en sommes arrivés à la conclusion que le dossier était complet du point de vue des techniques méthodologiques mais qu’il manquait des textes favorisant une réflexion sur l’éthique d’intervention en éducation pour la santé. Le dossier qui n’était au départ qu’un simple recueil de textes reprenant les repères méthodologiques s’est transformé grâce à notre collaboration en outil pédagogique à part entière, permettant au stagiaire d’approfondir une réflexion personnelle.»
L’esprit et les yeux ouverts, le documentaliste doit offrir aux usagers un service à la demande et permettre au sein du Comité une meilleure gestion des connaissances ainsi qu’un gain de temps et d’efficacité. La mission documentaire est essentielle et transversale, elle a un impact sur l’ensemble des activités. Pour cette raison, il ne faut en aucun cas limiter cette mission à ses tâches documentaires de base (gestion de fonds, diffusion de documents d’information…) mais bien lui rendre son véritable rôle dans la vie du réseau. Seul un documentaliste de formation pourra offrir au comité toutes les ressources nécessaires pour atteindre cette dimension.
Cécile Boudet , Amélie Peter (documentalistes au CRAES-CRIPS Aquitaine), avec la participation de Sandrine Hannecart (chargée de projet au CRAES-CRIPS Aquitaine)

(1) Équivalent de nos associations sans but lucratif (ndlr).
(2) ACCART J-P, RETHY M-P. Le métier de documentaliste. Éd. du Cercle de la Librairie, 1999.
(3) Source: Glossaire d’Archimag
http://archimag.com/fr/accueil-archimag/liens-utiles/glossaire.html?user_smilelexicon_pi1%5Bletter%5D=21&cHash;=b4082b14b4
(4) «Comptez avec les nouveaux documentalistes, les pros de l’information-documentation». Campagne image ADBS, 2004.
(5) Source: Glossaire d’Archimag
http://archimag.com/fr/accueil-archimag/liens-utiles/glossaire.html?user_smilelexicon_pi1%5Bletter%5D=10&cHash;=2d3947ed16

Pour en savoir plus

ADBS (Association des professionnels de l’information et de la documentation), http://www.adbs.fr/
Charte du réseau des comités d’éducation pour la santé . FNES (Fédération Nationale d’Éducation pour la Santé). http://www.fnes.fr/fnes/Textes/charte_reseau.php?Typedocencours=0&page;=1
Comptez avec les nouveaux documentalistes , les pros de l’information documentation . ADBS, s.d.
http://www.adbs.fr/servlet/com.univ.collaboratif.utils.LectureFichiergw?CODE_FICHIER=1202387391415&ID;_FICHE=377
Guide de la documentation dans les comités d’éducation pour la santé . Cabrol S, Cornec N, Jacob I, Lavielle C, Lemonnier F. Groupe national des documentalistes en éducation pour la santé, Comité régional d’éducation pour la santé Provence Alpes Côte d’Azur, 2004.
Le métier de documentaliste . Accart J-P, Rethy M-P. Éd. du Cercle de la Librairie, 1999.